İş dünyasında dijitalleşmenin hız kazanmasıyla birlikte, şirketler artık kağıt faturalar yerine elektronik faturalara yöneliyor. Bu noktada sıkça sorulan sorulardan biri: e-Fatura nedir? Bu yazımızda, e-Fatura kavramını, kullanım alanlarını, avantajlarını ve e-Fatura sistemine geçiş sürecini detaylı şekilde ele alacağız. Turkuazsoft olarak, e-Fatura konusunda merak ettiğiniz tüm soruları yanıtlıyoruz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmış elektronik bir fatura sistemidir. Kağıt fatura yerine dijital ortamda düzenlenen, gönderilen ve saklanan faturalara e-Fatura denir. Bu sistem, firmaların fatura süreçlerini hızlandırırken, hata oranını azaltır ve muhasebe işlemlerini daha verimli hale getirir.

e-Fatura sistemi, yalnızca e-Fatura mükellefi olan firmalar arasında kullanılabilir. Faturalar, karşı tarafa elektronik ortamda iletilir ve alıcı firma sistem üzerinden faturayı görüntüleyebilir, onaylayabilir veya reddedebilir. Böylece hem gönderici hem de alıcı firmalar için güvenli ve şeffaf bir süreç sağlanmış olur.

e-Fatura Kullanım Zorunluluğu

Türkiye’de belirli ciro ve sektöre sahip firmalar için e-Fatura kullanımı zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı, şirketleri e-Fatura sistemine geçmeye teşvik ederek, kağıt fatura kullanımını azaltmayı ve dijitalleşmeyi artırmayı hedeflemektedir. 2025 itibarıyla e-Fatura zorunluluğu olan mükellefler şunlardır:

• Ciroya göre belirlenen e-Fatura mükellefleri (yıllık belirli bir cirosu olan firmalar)
• Kamu kurumlarıyla iş yapan firmalar
• Belirli sektörlerde faaliyet gösteren şirketler

e-Fatura zorunluluğu, firmaların işlemlerini daha hızlı ve güvenli yapmasını sağlarken, vergi uyum süreçlerini de kolaylaştırır.

e-Fatura Avantajları

e-Fatura kullanmanın birçok avantajı vardır. İşte başlıca faydaları:

1. Kağıt Fatura Maliyetini Azaltır

Kağıt fatura basımı, posta giderleri ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır. Tüm faturalar elektronik ortamda oluşturulduğu için maliyetler ciddi şekilde düşer.

2. Hızlı ve Güvenli İşlem

e-Fatura, faturalama sürecini dakikalar içinde tamamlamayı sağlar. Kağıt faturalarda yaşanan kaybolma, gecikme veya hatalı iletim gibi riskler e-Fatura ile ortadan kalkar.

3. Yasal Uyumluluk

e-Fatura sistemi, GİB onaylıdır ve mevzuata tamamen uygundur. Faturaların elektronik ortamda iletilmesi ve saklanması, denetimlerde güvenli bir referans sağlar.

4. Kolay Arşivleme ve Erişim

Tüm faturalar dijital ortamda saklandığı için arşivleme kolaydır. İhtiyaç duyulduğunda geçmiş faturalar birkaç tıklama ile bulunabilir ve raporlanabilir.

5. Hata Oranını Azaltır

Manuel faturalama işlemlerinde sıkça yapılan hatalar, otomatik doğrulama ve şablonlar sayesinde en aza indirilir. Bu sayede hem maliyetler hem de zaman kaybı azalır.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura kesmek için öncelikle e-Fatura mükellefi olmanız ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine kayıt olmanız gerekir. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, e-Fatura kesmek için üç farklı yöntem kullanılabilir:

• GİB Portal Üzerinden: Küçük işletmeler için uygundur. GİB portalına giriş yaparak, fatura bilgilerini manuel olarak girip e-Fatura oluşturabilirsiniz.
• Entegratör Firmalar Üzerinden: Yazılım entegratörleri aracılığıyla faturalar, muhasebe programı ile entegre şekilde otomatik olarak oluşturulabilir ve gönderilebilir. Bu yöntem özellikle orta ve büyük ölçekli firmalar için idealdir.
• ERP veya Muhasebe Yazılımları ile: Firmanızın kullandığı ERP veya muhasebe yazılımı e-Fatura entegrasyonu destekliyorsa, faturalar sistem üzerinden otomatik olarak hazırlanabilir, gönderilebilir ve arşivlenebilir.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefi firmalar arasında kullanılabilirken, e-Arşiv Fatura e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere veya bireysel müşterilere kesilebilir. e-Arşiv faturalar da elektronik ortamda saklanır, ancak alıcı firma üzerinde kabul/red işlemi yoktur. e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki farkları anlamak, işletmelerin doğru fatura türünü seçmesine yardımcı olur.

Özellik	e-Fatura	e-Arşiv Fatura
Alıcı	Sadece e-Fatura mükellefi firmalar	Tüm müşteriler (e-Fatura mükellefi veya değil)
Kabul/Red İşlemi	Var	Yok
Zorunluluk	Ticari firmalar için zorunlu	e-Fatura mükelleflerinin ihtiyaç durumuna bağlı
Arşivleme	GİB sisteminde	GİB sisteminde ve firmanın kendi dijital arşivinde

e-Fatura Geçiş Süreci

Firmanızın e-Fatura sistemine geçişi için aşağıdaki adımlar izlenir:

1. e-Fatura Mükellefi Olma Başvurusu: GİB üzerinden başvuru yapılır.
2. Sertifika ve Kullanıcı Bilgileri: GİB’den elektronik imza veya mali mühür sertifikası alınır.
3. Entegrasyon Seçimi: Portal, entegratör veya ERP entegrasyonu belirlenir.
4. Test ve Onay Süreci: Fatura testleri yapılır ve sistem onaylanır.
5. e-Fatura Kesme: Artık tüm faturalar elektronik ortamda kesilebilir ve iletilebilir.

e-Fatura Kullanımında Dikkat Edilecek Noktalar

• Fatura bilgilerinin eksiksiz ve doğru girilmesi önemlidir.
• Gönderilen faturalar karşı firma tarafından incelenebilir; hatalı bilgi sorunlara yol açabilir.
• e-Fatura ve e-Arşiv fatura sistemlerinin entegrasyonu, muhasebe süreçlerini otomatikleştirir ve hataları azaltır.

Sonuç

e-Fatura, modern iş dünyasında kağıt fatura kullanımının yerini alan, hızlı, güvenli ve yasal bir faturalama sistemidir. Turkuazsoft olarak, e-Fatura sistemine geçiş sürecinizi kolaylaştırabilir, entegrasyon ve eğitim desteği sağlayabiliriz. e-Fatura sayesinde işletmenizin mali süreçlerini hızlandırabilir, maliyetleri azaltabilir ve vergi uyum süreçlerini güvenle yönetebilirsiniz.