Dijital faturalama sistemi, işletmelere hız, güvenlik ve maliyet avantajı sağlasa da, doğru kullanılmadığında hatalara yol açabilir. e-Fatura ve e-Arşiv sistemlerinde sık yapılan hatalar, hem mali süreçleri aksatabilir hem de yasal sorunlara sebep olabilir. Bu yazımızda, yaygın hataları ve çözüm yollarını detaylı şekilde ele alacağız.

1. Hatalı Fatura Bilgileri

En sık karşılaşılan sorunlardan biri, fatura üzerindeki bilgilerin yanlış girilmesidir. Bu hatalar şunları içerebilir:

• Yanlış alıcı bilgileri (vergi numarası, unvan, adres)
• Hatalı ürün veya hizmet tanımı
• Yanlış tutar veya KDV oranı

Çözüm Yöntemleri

• Faturaları kesmeden önce sistemde alıcı bilgilerinin doğruluğunu kontrol edin.
• Otomatik veri doğrulama ve şablon kullanımını sağlayan muhasebe yazılımları kullanın.
• Karmaşık ürün/hizmet tanımları için standart açıklama şablonları oluşturun.

2. e-Fatura ve e-Arşiv Sisteminde Uyuşmazlık

Bazen e-Fatura veya e-Arşiv fatura karşı tarafa ulaşsa da, alıcı firma sisteminde hata gösterebilir. Bunun başlıca nedenleri şunlardır:

• Alıcı tarafın sistemde kayıtlı olmaması veya e-Fatura mükellefi olmaması
• Fatura formatında eksik veya hatalı XML verisi

Çözüm Yöntemleri

• Gönderim öncesi alıcının e-Fatura veya e-Arşiv mükellefi olup olmadığını kontrol edin.
• XML doğrulama araçları kullanarak fatura formatını kontrol edin.
• Entegratör veya ERP sisteminizin güncel ve GİB uyumlu olduğundan emin olun.

3. Kabul/Red İşlemlerinde Hatalar

Ticari e-Fatura kesen firmalarda alıcı tarafın KABUL/RED yanıtı önemlidir. Bu yanıtlar doğru yönetilmezse hatalar oluşabilir:

• Kabül veya red süresinin yanlış hesaplanması
• Yanlış faturaya yanıt verilmesi
• Yanıt süresi geçtikten sonra otomatik kabulün göz ardı edilmesi

Çözüm Yöntemleri

• Faturaların alıcıya ulaştığı tarihi baz alarak 8 günlük kabul/red süresini takip edin.
• ERP veya muhasebe sisteminde yanıt kayıtlarını otomatik takip eden modüller kullanın.
• Hatalı yanıt durumunda, karşı tarafla hızlı iletişim sağlayın.

4. e-Arşiv Faturada Alıcı Bilgi Hataları

e-Arşiv faturalar bireysel veya e-Fatura mükellefi olmayan müşterilere gönderildiğinde, alıcı bilgileri hatalı olursa sorun çıkar. Özellikle:

• Yanlış e-posta veya e-arşiv linki
• Eksik telefon veya iletişim bilgisi

Çözüm Yöntemleri

• Müşteri veri tabanınızı düzenli olarak güncelleyin.
• Fatura gönderimi öncesi bilgiler otomatik olarak doğrulansın.

5. XML ve Sistem Uyuşmazlıkları

e-Fatura ve e-Arşiv faturalarda kullanılan XML formatı kritik öneme sahiptir. Hatalı veya uyumsuz XML gönderimi, faturanın geçersiz olmasına sebep olabilir.

Çözüm Yöntemleri

• GİB tarafından sağlanan şema ve kurallara uygun XML üretin.
• Entegratör veya ERP sistemlerinin güncel ve GİB sertifikalı olduğundan emin olun.
• XML doğrulama araçları ile faturaları göndermeden önce kontrol edin.

Sık Yapılan Hatalar Tablosu

Hata Türü	Olası Neden	Çözüm Önerisi
Hatalı Fatura Bilgileri	Yanlış alıcı, ürün veya tutar bilgisi	Otomatik doğrulama, şablon kullanımı, çift kontrol
e-Fatura / e-Arşiv Uyuşmazlığı	Alıcı sistem kayıt eksikliği, hatalı XML	Alıcı kontrolü, XML doğrulama, sistem güncellemesi
Kabul/Red Hataları	Süresiz takip, yanlış fatura yanıtı	Yanıt sürelerini takip, otomatik ERP modülleri
e-Arşiv Alıcı Bilgisi Hataları	Eksik veya yanlış iletişim bilgisi	Müşteri veri tabanı güncellemesi, otomatik doğrulama
XML ve Sistem Uyuşmazlığı	Uyumsuz veya hatalı XML şeması	GİB şemasına uygun XML, doğrulama araçları

Sonuç

e-Fatura ve e-Arşiv sistemleri, doğru kullanıldığında firmalara büyük avantaj sağlar; ancak sık yapılan hatalar, mali süreçlerde aksamalara yol açabilir. Yukarıda belirtilen hatalara dikkat ederek ve önerilen çözümleri uygulayarak, faturalama sürecinizi güvenli ve sorunsuz bir şekilde yönetebilirsiniz. Turkuazsoft olarak, e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerinizin hatasız ve hızlı işlemesi için destek ve entegrasyon çözümleri sunuyoruz.